Cẩm nang quản lý Spa từ lịch hẹn đến chăm sóc khách quay lại

QUY TRÌNH THAM KHẢO

Một luồng vận hành rõ người, rõ việc

1. 01

   Tiếp nhận nhu cầu và đặt lịch

   Ghi tên, số liên hệ, dịch vụ khách quan tâm, khung giờ, cơ sở và yêu cầu cần lưu ý. Khi khách đến trực tiếp, xác nhận lại lịch và thời lượng trước khi xếp nhân sự, phòng.

2. 02

   Phân công và phục vụ

   Xếp lịch theo kỹ năng, ca làm và phòng phù hợp. Cập nhật trạng thái khi khách đến, bắt đầu và hoàn tất dịch vụ để lễ tân, kỹ thuật viên và quản lý cùng nắm tiến độ.

3. 03

   Ghi nhận dịch vụ và liệu trình

   Lưu dịch vụ đã thực hiện, số buổi đã dùng/còn lại nếu khách mua liệu trình, ghi chú chăm sóc cần thiết và lịch hẹn tiếp theo. Chỉ ghi nhận thông tin phục vụ công việc và được phép lưu.

4. 04

   Thanh toán, đối soát cuối ca

   Đối chiếu hóa đơn với tiền mặt, chuyển khoản QR, thẻ hoặc phương thức đang sử dụng. Cuối ca, người phụ trách rà soát khoản thu, giảm giá, hoàn tiền và chênh lệch trước khi bàn giao.

5. 05

   Chăm sóc và mời quay lại

   Dựa trên lịch sử dịch vụ và thời điểm khách thường quay lại để nhắc lịch phù hợp. Thống nhất người phụ trách, nội dung liên hệ và cách ghi nhận kết quả để tránh nhắn trùng.

ĐIỂM CẦN THEO DÕI

Chọn số liệu giúp ra quyết định

• ✓Tỷ lệ khách đến theo lịch và số lịch đổi/hủy trong ngày.
• ✓Số buổi liệu trình còn lại cần theo dõi và các lượt sắp đến hạn.
• ✓Doanh thu theo dịch vụ, nhân viên, cơ sở và phương thức thanh toán.
• ✓Lượt khách quay lại, khách lâu chưa quay lại và kết quả chăm sóc.
• ✓Tồn vật tư tiêu hao và các mặt hàng cần đặt bổ sung.

LỘ TRÌNH BẮT ĐẦU

Triển khai từ một quy trình nhỏ

1. 1Vẽ lại quy trình hiện tại, thống nhất trạng thái lịch và cách ghi hồ sơ khách.
2. 2Chuẩn hóa danh mục dịch vụ, thời lượng, giá, nhân viên, phòng và liệu trình đang bán.
3. 3Chạy thử tại một cơ sở hoặc một nhóm dịch vụ; đối chiếu lịch, hóa đơn và số buổi liệu trình mỗi ngày.
4. 4Đào tạo theo vai trò, chốt người chịu trách nhiệm dữ liệu và mở rộng khi quy trình ổn định.

CÂU HỎI KHẢO SÁT

Thống nhất trước khi chọn giải pháp

• Một khách có thể đặt nhiều dịch vụ trong cùng lượt không?
• Ai được phép chỉnh sửa lịch sử liệu trình hoặc hủy hóa đơn?
• Cuối ca cần đối chiếu những khoản nào?
• Khi khách đổi cơ sở, hồ sơ và số buổi còn lại cần được xử lý ra sao?