Cập nhật 2026-10-08 Khoảng 3 phút đọc
Quy trình ghi nhận thay đổi lịch, giải phóng khung giờ, liên hệ khách chờ và theo dõi tỷ lệ vắng hẹn mà không gây nhầm lịch.
- 01Nhận yêu cầuXác nhận khách và lịch hiện tại
- 02Cập nhật lịchĐổi, hủy hoặc ghi vắng hẹn
- 03Giải phóng chỗBáo người phụ trách và phòng
- 04Theo dõi kết quảLịch mới hoặc khách chờ
Sơ đồ tham khảo; tên trạng thái và trách nhiệm cần được thống nhất theo quy trình của từng đơn vị.
Dùng trạng thái riêng cho từng trường hợp
Khách xin đổi giờ, khách chủ động hủy và khách không đến là ba tình huống khác nhau. Ghi đúng trạng thái, thời điểm và người tiếp nhận để số liệu vắng hẹn không bị trộn với yêu cầu đổi lịch.
Nếu chính sách có thời hạn đổi/hủy hoặc đặt cọc, cần thông báo rõ trước khi xác nhận lịch. Chính sách do Spa quyết định và nên áp dụng nhất quán theo điều kiện đã công bố.
Cập nhật tài nguyên ngay sau khi thay đổi
Khi một lịch được hủy, trả khung giờ, nhân viên và phòng về trạng thái có thể sắp xếp. Với lịch đổi, kiểm tra lại thời lượng dịch vụ và khoảng đệm để không tạo ra lịch mới chồng lên lịch khác.
Nếu có danh sách khách chờ, chỉ liên hệ người phù hợp và ghi lại kết quả. Hạn chế nhắn cho nhiều khách cùng lúc nếu Spa chưa thể giữ chỗ cho tất cả.
Xem số liệu để điều chỉnh cách nhắc lịch
Theo dõi tỷ lệ đổi, hủy và vắng theo ngày, khung giờ, dịch vụ hoặc nguồn đặt. Mục tiêu là tìm nguyên nhân có thể xử lý như khách chưa nhận xác nhận, thời gian chờ dài hoặc quy trình nhắc chưa rõ.
Thử một thay đổi nhỏ trong cách xác nhận rồi so sánh kết quả qua các tuần. Không nên quy lỗi cho khách từ một vài trường hợp đơn lẻ.