Cập nhật 2026-10-08 Khoảng 3 phút đọc
Các bước giữ phòng, xác nhận tiền cọc, chuẩn bị phòng, check-in, dịch vụ phát sinh và đối chiếu khi khách check-out.
- 01Nhận đặt chỗNgày ở, loại phòng, nguồn
- 02Xác nhậnGiá, cọc, điều kiện đổi
- 03Check-inPhòng sẵn sàng, thông tin
- 04Check-outDịch vụ phát sinh, thanh toán
Sơ đồ tham khảo; tên trạng thái và trách nhiệm cần được thống nhất theo quy trình của từng đơn vị.
Ghi nhận yêu cầu và điều kiện giữ phòng
Mỗi đặt chỗ cần có ngày đến/đi, loại phòng, số khách, giá đã báo, nguồn đặt và thông tin liên hệ. Làm rõ tiền cọc, thời hạn giữ chỗ, giờ nhận/trả và cách xử lý khi khách đổi kế hoạch.
Nếu nhận đặt qua nhiều kênh như điện thoại, tin nhắn hoặc nền tảng trực tuyến, chỉ định nơi cập nhật chính để nhân viên không xác nhận trùng một phòng. Đặt trạng thái riêng cho yêu cầu mới, đã xác nhận, đã cọc và đã hủy.
Chỉ check-in khi phòng được xác nhận sẵn sàng
Lễ tân và buồng phòng cần thống nhất trạng thái phòng: đang có khách, cần dọn, đang kiểm tra hoặc sẵn sàng. Khi khách đến sớm, ghi nhận yêu cầu và thời gian dự kiến thay vì đánh dấu phòng trống khi chưa được kiểm tra.
Lưu thông tin lưu trú theo quy trình và quy định áp dụng cho cơ sở. Hạn chế chia sẻ dữ liệu khách qua nhóm chat rộng hoặc bảng công khai.
Check-out với bảng đối chiếu rõ ràng
Trước khi khách rời đi, rà tiền phòng, đặt cọc, dịch vụ phát sinh, ưu đãi và khoản cần thu/hoàn. Nêu rõ từng khoản để khách có thể xác nhận; cập nhật trạng thái phòng cho bộ phận buồng phòng sau khi hoàn tất.
Cuối ca, so sánh danh sách đặt phòng với tình trạng phòng và thanh toán. Các trường hợp no-show, đổi ngày, khách kéo dài thời gian ở cần có ghi nhận thống nhất.