Cập nhật 2026-10-08 Khoảng 3 phút đọc
Cách chuẩn hóa mã vật tư, theo dõi lô và vị trí, cấp phát theo lệnh, kiểm kê và phát hiện nguy cơ thiếu nguyên liệu.
- 01Nhận vật tưKiểm số lượng và chất lượng
- 02Cất đúng vị tríMã, lô, hạn dùng nếu có
- 03Cấp theo lệnhGhi số lượng thực xuất
- 04Kiểm kêSo tồn và xử lý chênh lệch
Sơ đồ tham khảo; tên trạng thái và trách nhiệm cần được thống nhất theo quy trình của từng đơn vị.
Đặt quy tắc mã hàng và đơn vị tính
Tên vật tư thường có nhiều cách gọi nội bộ. Mã duy nhất, đơn vị mua, đơn vị lưu kho, quy cách đóng gói và cách quy đổi giúp tránh nhập cùng mặt hàng thành hai dòng.
Với vật tư cần truy xuất theo lô hoặc hạn dùng, ghi thông tin ngay lúc nhận. Khu vực lưu trữ và điều kiện bảo quản cần được phản ánh trong hướng dẫn kho tại xưởng.
Gắn cấp phát với lệnh sản xuất
Khi xuất vật tư, ghi lệnh nhận, công đoạn, mã hàng, số lượng và người giao nhận. Lượng xuất thực tế có thể khác định mức; phần chênh nên có lý do như hao hụt, sản phẩm lỗi hoặc thay đổi đã được duyệt.
Vật tư đã giữ cho kế hoạch chưa nên coi là tồn sẵn sàng. Báo cáo cần tách tồn vật lý, lượng đã cam kết, hàng chờ kiểm tra và lượng có thể cấp cho lệnh mới.
Kiểm kê theo rủi ro và xử lý nguyên nhân
Có thể kiểm kê luân phiên nhóm vật tư giá trị cao, dùng nhiều hoặc dễ thất thoát; sau đó kiểm kê tổng theo lịch. Trong lúc kiểm, ghi thời điểm chốt để giao dịch mới không làm sai kết quả.
Chênh lệch cần được kiểm tra với phiếu nhập, cấp phát, hàng trả, phế phẩm và đơn vị quy đổi. Chỉ điều chỉnh sau khi người phụ trách xác nhận nguyên nhân và lưu bằng chứng theo quy trình.