Cập nhật 2026-10-08 Khoảng 3 phút đọc
Cách chuẩn hóa mã và đơn vị vật tư, ghi nhận hàng nhập, bán, dùng nội bộ và kiểm kê để hạn chế thiếu hàng hoặc lệch tồn.
- 01Chuẩn hóa danh mụcMã, màu, đơn vị tính
- 02Ghi hàng vàoNhập, đổi trả, chuyển kho
- 03Ghi hàng raBán, tiêu hao, hư hỏng
- 04Kiểm kêSo thực tế và xử lý lệch
Sơ đồ tham khảo; tên trạng thái và trách nhiệm cần được thống nhất theo quy trình của từng đơn vị.
Tạo danh mục đủ để tìm và kiểm đếm
Sơn, gel, bột, đầu móng và phụ kiện có thể có nhiều màu, kích cỡ hoặc bộ sưu tập. Dùng mã hàng riêng cho biến thể cần kiểm soát, ghi rõ đơn vị tính và cách quy đổi khi một hộp gồm nhiều món.
Chọn mức chi tiết phù hợp: hàng bán cần theo dõi riêng với vật tư dùng trong dịch vụ. Nếu nhập chung mà không có quy tắc xuất dùng, số tồn khó phản ánh lượng còn sử dụng được.
Ghi nhận từng lý do tăng giảm tồn
Mỗi lần hàng vào hoặc ra cần có ngày, mặt hàng, số lượng và lý do như nhập từ nhà cung cấp, bán cho khách, dùng nội bộ, hư hỏng hay chuyển cơ sở. Người phụ trách xác nhận để các con số có thể truy lại.
Đặt ngưỡng cần đặt thêm theo tốc độ sử dụng và thời gian giao hàng, không chỉ dựa vào cảm giác. Mặt hàng theo mùa hoặc màu ít dùng nên có kế hoạch nhập khác nhóm vật tư thiết yếu.
Kiểm kê định kỳ và xử lý chênh lệch
Có thể kiểm nhanh nhóm vật tư giá trị cao hoặc thường dùng mỗi tuần, và kiểm kê toàn bộ theo kỳ phù hợp với tiệm. Tạm dừng hoặc ghi nhận giao dịch phát sinh trong lúc kiểm để tránh so số liệu ở hai thời điểm khác nhau.
Khi lệch tồn, kiểm tra phiếu nhập xuất, hàng dùng mẫu, hàng hỏng và đơn vị tính. Chỉ điều chỉnh sau khi xác định nguyên nhân và lưu người xác nhận.