Cập nhật 2026-10-08 Khoảng 3 phút đọc
Hướng dẫn gắn phụ tùng với lệnh sửa chữa, theo dõi nguồn hàng, mức tồn và khoản phải trả nhà cung cấp.
- 01Tạo mã phụ tùngMã, tên, xe tương thích
- 02Nhập hoặc đặt muaNhà cung cấp, giá, chứng từ
- 03Xuất theo lệnhXe, số lượng, kỹ thuật viên
- 04Đối soátTồn, giá vốn, công nợ
Sơ đồ tham khảo; tên trạng thái và trách nhiệm cần được thống nhất theo quy trình của từng đơn vị.
Chuẩn hóa mã và khả năng tương thích
Ghi mã nội bộ, tên gọi thông dụng, hãng sản xuất, đơn vị tính và thông tin xe tương thích khi có thể xác minh. Một phụ tùng có nhiều cách gọi nên có từ khóa tìm kiếm để nhân viên tra cứu nhanh.
Phụ tùng khách tự mang, hàng bảo hành và hàng của Gara cần được phân biệt. Cách phân loại này giúp tránh trộn tồn bán với linh kiện chỉ lưu tạm để thực hiện một lệnh.
Liên kết nhập xuất với chứng từ và lệnh sửa chữa
Khi nhập hàng, ghi nhà cung cấp, số lượng thực nhận, giá, khoản còn phải trả và chứng từ liên quan. Khi xuất, gắn phụ tùng với lệnh sửa chữa hoặc lý do sử dụng như bảo hành, đổi trả hay kiểm tra.
Tồn kho phải phản ánh được hàng có thể sử dụng, hàng đang giữ cho lệnh và hàng chờ xử lý. Không nên coi tất cả hàng trong kho là sẵn sàng nếu một phần đã được cam kết cho xe khác.
Đối chiếu tồn và công nợ theo kỳ
Định kỳ chọn nhóm phụ tùng có giá trị hoặc tần suất sử dụng cao để kiểm kê nhanh. Chênh lệch cần được so với phiếu nhập, xuất lệnh, đổi trả và hàng hỏng trước khi điều chỉnh.
Theo dõi ngày đến hạn, khoản đã trả và phần còn phải trả theo từng nhà cung cấp. Đối chiếu số liệu với hóa đơn/chứng từ thực tế; phần mềm quản lý không thay thế quy trình kế toán hoặc chứng từ bắt buộc của doanh nghiệp.